Responsabilités 

Chaque club est chargé de délivrer et de gérer les licences de ses joueuses et joueurs. Cela comprend notamment le contrôle des licences, qui doit être effectué et finalisé chaque année entre mai et août. Une fois le contrôle des licences terminé, la personne titulaire de la licence reçoit un e-mail pour la validation de ses données personnelles. 

Pour obtenir leur licence, chaque joueuse et chaque joueur doit, une fois par an, valider ses données personnelles enregistrées auprès de Swiss Unihockey et accepter les règlements en vigueur ainsi que la déclaration de protection des données. Ce processus numérise la déclaration de consentement des personnes licenciées, que les clubs n’ont donc plus besoin de recueillir ni de conserver. Les joueuses et joueurs qui ne procèdent pas à la validation de leurs données personnelles dans les délais impartis perdent leur droit de jouer et ne peuvent plus être alignés.

Délais de validation des données de base:

Les joueuses et joueurs pour lesquels une licence a été demandée dans la contrôle des licences doivent valider leurs données personnelles au plus tard le 30 septembre 2026 (saison 2026/27).
Les joueuses et joueurs pour lesquels une licence a été demandée en dehors du contrôle des licences doivent valider leurs données personnelles dans un délai de deux semaines.

Contrôle et mutations des données dans la contrôle des licences 

• Contrôler que les données des joueurs/-euses de votre club sont complètes dans le portail
• Biffer toute personne qui n’a plus de licence dans votre club
• Biffer toute personne qui a été transférée de votre club dans un autre club
• Vérification des données de base, en particulier de l'adresse e-mail des joueuses et joueurs licenciés
• Si nécessaire, mise à jour de la licence des joueuses et joueurs (par exemple en cas de promotion ou de relégation, sélection de la ligue correspondante)
• Enregistrement des transferts, des doubles autorisations de jeu ou des nouvelles licences et renouvellements de licence pour les joueuses et joueurs qui viennent de joindre le club
• Enregistrement et clôture du contrôle des licences avant le 31 août

Licence de tous/toutes les joueurs/-euses d’une ligue/du niveau d’une catégorie

Le type de licence à obtenir pour un joueur ou une joueuse dépend de la ligue ou de la catégorie dans laquelle il ou elle est principalement appelé(e) à jouer. Les règles précises figurent dans la directive « Licences et qualification des joueurs ». Toutes les licences pouvant être obtenues en fonction de l'âge y sont également listées. 

Modification des licences

• Les modifications de licences déjà prises sont possible uniquement une fois pendant le contrôle de licences du 01.05. au 31.08.

• Une modification ne peut plus être retroactivée sur le portail, si une licence Grand terrain est modifiée en licence Petit terrain durent le contrôle des licences en ligne.
• Une « requalification » pour le grand terrain ne peut être effectuée que pour un nombre limité de joueurs et de joueuses par équipe (KF : 5 / GF : 10) et doit être effectuée manuellement par le secrétariat avant le 31 août.
• Ce n'est qu'au cours de la période de requalification, du 1er au 15 janvier, que le club pourra à nouveau effectuer lui-même ces modifications sur le portail

Nouvelles licences et renouvellements

Les demandes de nouvelles licences et de renouvellements peuvent être saisies en ligne à tout moment sur le portail du club.

Ta licence reste valable à titre provisoire jusqu'au 30 septembre, indépendamment de la validation des données de base. Vérifie auprès de ton club si l'adresse e-mail enregistrée est correcte. Si c'est le cas, tu recevras encore des rappels t'invitant à remplir tes données de base d'ici le début de la saison. Tu auras donc à nouveau l'occasion de valider tes données de base. Merci de remplir le formulaire dès que possible, dès réception de l'e-mail.   

J'ai rempli et envoyé mes données personnelles, mais je ne sais pas si tout est en ordre et si ma licence a été approuvée. Que dois-je faire ?  

Ton club dispose d'un aperçu de toutes les licences enregistrées ; il te contactera si quelque chose ne va pas. 

J'ai reçu un e-mail concernant la validation des données personnelles, mais je ne souhaite pas obtenir de licence et j'ai arrêté de pratiquer l'unihockey. Que dois-je faire ? 

Merci d'informer ton club que tu ne souhaites plus obtenir la licence demandée. Tu peux ignorer l'e-mail concernant la validation des données personnelles.   

Pourquoi mon numéro de portable est-il nécessaire ?

Le numéro de portable est nécessaire pour relier entre eux les comptes utilisateurs dans les différentes applications et éviter ainsi les doublons. Il est utilisé exclusivement à cette fin. Même si tu acceptes le partage de données avec des partenaires et des sponsors, ton numéro de portable ne fera pas partie de ce partage de données. 

J'ai reçu un e-mail qui ne me concerne pas, ni mon fils ou ma fille. Que dois-je faire ?

Un club a enregistré par erreur ton adresse e-mail auprès de cette personne. Tu peux soit signaler cette erreur à ton club, soit nous en informer (lizenzen@swissunihockey.ch) afin que le club puisse corriger ton adresse e-mail. 

Qui reçoit un e-mail pour valider ses données, et à quel moment ?

Un e-mail est envoyé dans les cas suivants, dans lesquels le joueur ou la joueuse doit vérifier et confirmer ses données personnelles :

• Nouvelle licence ou renouvellement de licence par le club
• Fin du contrôle de licence par le club

Le joueur ou la joueuse doit valider ses données personnelles une fois par an.

L'adresse e-mail d'un joueur ou d'une joueuse a été saisie de manière incorrecte. Comment peut-il ou elle désormais recevoir l'e-mail de validation des données personnelles ? 

Veuillez corriger l'adresse e-mail dans le portail, sous « Aperçu du statut des licences des joueurs ». Des rappels sont régulièrement envoyés à toutes les personnes qui n'ont pas encore renseigné leurs données personnelles. Le lien figurant dans le rappel permet de procéder à la validation des données personnelles, afin que le joueur ou la joueuse soit autorisé(e) à jouer. 

En tant que club, où puis-je consulter l'état d'avancement de la validation des données de base ?

Les informations peuvent être vérifiées sur le portail, dans la rubrique « Aperçu du statut des licences des joueurs ». Cet aperçu est régulièrement mis à jour ; veuillez vérifier de manière proactive que tous les joueurs et toutes les joueuses ont validé leurs données de base avant le 30 septembre. 

Notre club a vérifié et corrigé toutes les adresses e-mail et a terminé la contrôle des licences. Pourtant, certains membres n'ont toujours pas reçu d'e-mail. Comment devons-nous procéder ? 

Des rappels sont régulièrement envoyés à toutes les personnes qui n'ont pas encore renseigné leurs données personnelles. Le lien figurant dans le rappel permet de valider ces données, afin que le joueur ou la joueuse soit autorisé(e) à jouer.  

Où puis-je modifier les adresses e-mail ?

Dans le portail, sous « Aperçu du statut des licences des joueurs », vous pouvez vérifier et modifier ces informations.

Puis-je consulter/télécharger les données de base validées de mes membres ?

Sur le portail, dans la rubrique « Aperçu du statut des licences des joueurs », il est possible d'exporter ces informations (exportation au format CSV : tous les joueurs et joueuses). 

Les joueurs et joueuses qui ont perdu leur droit de jouer ne peuvent plus être ajoutées à une composition dans le Hub et n’apparaissent plus non plus sur la feuille d’équipe.
Si des joueurs ou joueuses non autorisées à jouer sont alignées lors d’un match, la commission disciplinaire statuera, le cas échéant, sur le résultat du match conformément à l’art. 5.5 du Règlement des compétitions (RDM).

Nous avons pris toutes les mesures nécessaires pour « sécuriser » notre domaine. D'un point de vue technique, il n'y a aucun risque à cliquer sur le lien et à saisir les données.

À l’avenir, cet e-mail contenant un lien sera d’ailleurs supprimé ; il s’agit ici d’un processus provisoire que nous souhaitons remplacer à moyen terme par un portail dédié aux membres, sur lequel toutes les personnes titulaires d’une licence pourront se connecter à l’aide d’un identifiant personnel et modifier elles-mêmes leurs données de base à tout moment, sans que nous ayons à leur en faire la demande.

Qu'en est-il de la transmission des données à des tiers ?

La transmission des données n'a lieu qu'avec le consentement explicite de la personne titulaire de la licence ou de ses tuteurs légaux. L'une des raisons pour lesquelles nous mettons en place ce processus est de nous conformer aux nouvelles exigences de la loi révisée sur la protection des données. Tu trouveras de plus amples informations sur la protection des données et la transmission des données sur le site swiss unihockey :: Protection des données.

J'ai refusé que mes données soient transmises, mais j'ai tout de même reçu un appel de Concordia. Comment cela est-il possible ? 

La prise de contact par Concordia peut se faire avec un certain retard. Si tu n’as pas encore refusé le partage de tes données au cours de l’année dernière, il se peut qu’il y ait un chevauchement et que tu sois encore contacté(e) sur la base des informations de l’année dernière. Le partage des données n’a toutefois lieu qu’une seule fois et les informations sont ensuite supprimées. Si tu as désormais refusé ce partage, tu ne seras plus contacté(e) par Concordia à l’avenir.